Pongamos en contexto el tema, porque, así como evoluciona la empresa privada o la institución publica por el adelanto de la tecnología, el papel de una secretaria tuvo dos épocas diferentes, antagónicas, con derechos desiguales y discriminatorios. Por ejemplo, hasta aproximadamente los años 70 aun existían los tacones de aguja y la seducción sin competencia, tiempos donde las Secretarias eran simples empleadas dedicadas en cuerpo y alma a un patrón o jefe mítico.
Hoy en el siglo XXI, aunque la Inteligencia artificial los quiere desplazar del ámbito laboral, no es menos cierto que a nivel internacional, la asistente administrativa o Secretaria entre comillas, cumple un rol fundamental en el funcionamiento de las organizaciones públicas o privadas.
En la actualidad ya no sólo debe poseer los conocimientos básicos, que la gestión administrativa requiere para esta labor, sino también cualidades personales que manifiesten su buen carácter, comportamiento, responsabilidad y compromiso organizacional y a que son estándares que exige la globalización. Además de esto, la secretaria sigue siendo el eje de la oficina, ya que hace las veces cuando su jefe no está, es allí donde representa la lealtad y responsabilidad y eficacia de su gestión.
¿CUÁLES SON LOS FACTORES QUE HAN HECHO EVOLUCIONAR LA FUNCIÓN DE SECRETARIA?
1. EL COSTE DE PERSONAL. Las secretarias hoy son menos numerosas Ya no tienen la única función de dar valor al jefe, ya no existen puestos para los que no haya una necesidad real y una misión concreta.
2. LA ERA DE LA BURÓTICA. Que se refiere al conjunto de elementos informáticos que se enfocan en automatizar y optimizar las tareas y funciones diarias en la oficina que se utiliza hoy día que tratan de opacar al dictado o mecanografía inteligente de una Secretaria de la gestión de ésta se juzga la eficacia.
3. LA COMPETENCIA… En todos los sectores de actividad sea en la empresa pública o privada se hace de cada función un escaparate o archivo. El puesto de Secretaria ya no es una función en la sombra como lo fue durante mucho tiempo. Con el resto de colaboradores la Secretaria con cualquiera otra denominación que lo pongan es parte del capital de la empresa o Institución.
4. LAS RELACIONES HUMANAS, Han evolucionado tanto que la comunicación adquiere un enfoque importante tanto para los informes verbales que van sustituyendo a los escritos y esto repercute en la labor de las secretarias.
Pero al igual que se acortan las diferencias entre los hombres y mujeres ,en las instituciones públicas la percepción del jefe sigue siendo prejuiciosa. Veamos la actitud de la Secretaria y lo que se deduce de su jefe.
1. Si la secretaria va a la oficina cargada de maquillaje o tiene una conducta provocativa lo que se deduce de su jefe es que debe ser algo más que su secretaria.
2. Si se observa barreras telefónicas, la percepción de la gente es que no vale hacer negocios con esa empresa o institución.
3. Si demuestra un velo de misterio se deduce que tiene una doble moral.
4. Si acude a la oficina con pañuelos de lujo y no es puntual . Se deduce que se trata de alguien que tiene más relaciones sociales que profesionales.
5. Si se le nota muy emprendedora y abierta, es señal que debe ser muy importante para la empresa, para la institución y para su jefe.
Estos son pocos de los tips que son producto de mi experiencia en la empresa publica desde los años 70 al 2000 en el IESS o en la consultoría privada, en el libre ejercicio profesional del Derecho desde el 2002 a la fecha.
